April 17, 2024
Geht es dir auch so, dass wenn du dich an deinen Schreibtisch setzt und dich an deine Buchhaltung machst, du dir denkst: “Warum muss das so nervig sein?”
Ich höre das immer und immer wieder, und ich versteh es. Mir geht es bei anderen Dingen genau so (beispielsweise der Wäsche 🙄).
Aber Buchhaltung muss nicht kompliziert sein und lange dauern. Hier sind ein paar Tipps, um dir deine Buchhaltung zu erleichtern:
Trennung von Business und Privat
Wenn du deine Businessfinanzen und deine privaten Finanzen vermischst (auch wenn es bspw. nur dein Paypal Konto oder eine Kreditkarte betrifft), wird deine Buchhaltung immer länger dauern. Ich kann dir auch genau erklären wieso das so ist:
In dem Fall, musst du deine Einnahmen und Ausgaben nicht nur kategoriesieren, sondern vorab noch einen zusätzlichen Schritt machen – nämlich entscheiden, ob etwas privates betrifft oder nicht. Das kann manchmal sehr einfach sein (z.B. Lebensmitteleinkauf), in manchen Fällen ist es aber nich ganz so offensichtlich (z.B. beim Essen gehen – Buisness-Meeting oder privat?).
Durch diesen zusätzlichen Schritt vorab, kann es schnell passieren, dass du abgelenkt wirst. Du schaust irgendwas in deinem Kalender nach (dabei fällt dir ein, dass du noch einen Termin verschieben wolltest) oder du suchst einen Beleg in deinem Geldbeutel, oder oder oder …
Halte deine Businessfinanzen also strikt getrennt von deinen privaten Finanzen, das erleichtert dir deine Buchhaltung und das ganze ist schneller erledigt.
Spickzettel erlaubt
Damit du dir nicht bei jeder Einnahme oder Ausgabe wieder neu überlegen musst, in welche Kategorie sie passt, erstelle dir einen Spickzettel.
Auf diesem Spickzettel erfasst du all deine Kategorien und machst dir daneben Notizen, welche Einnahmen oder Ausgaben in diese Kategorie gehören. Mit der Zeit brauchst du die Einnahmen und Ausgaben, die immer wieder kommen, nicht mehr nachschauen.
Durch diesen Spickzettel, musst du nicht immer wieder in deiner Buchhaltungssoftware zurückgehen und schauen, wie du eine Einnahme oder Ausgabe zuvor kategorisiert hast oder gar googeln (was möglicherweise noch mehr Chaos rein bringt). Bleibe konsequent bei deinen Kategorien und auch hier wirst du dir auf Dauer Zeit sparen.
Kategorisiere unsichere Ausgaben zum Schluss
Hier geht es darum, deinen Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen. Denn wie wir oben schon festgestellt haben, können solche Dinge, wie Nachforschungen anzustellen, dich ablenken und komplett rausbringen.
Überspringe also Ausgaben, bei denen du dir unsicher bist, um was es sich handelt und arbeite diese gebündelt zum Schluss ab. So kannst du in einem Abwasch, die Ausgaben kategorisieren, die klar sind und zum Schluss, als extra Aufgabe sozusagen, die unklaren Ausgaben regeln.
Buchhaltungs-Checkliste
Kennst du das, du setzt dich an den PC und willst deine Buchhaltung machen, weißt aber nicht wo du anfangen sollst? Dann brauchst du eine Checkliste mit wöchentlichen und monatlichen Aufgaben.
Dadurch hast du einen klaren Ausgangspunkt, an dem du direkt loslegen kannst, ohne vorher ewig zu überlegen. Außerdem wirst du durch das abarbeiten anhand einer Checkliste viel schneller und du verbrauchst weniger Hirnschmalz – es steht ja schon alles da.
Hier kannst du dir meine Checkliste für 0€ herunterladen, ausdrucken und abhaken ✅
Jeden Tag ein bisschen
Normalerweise empfehle ich, die Buchhaltung einmal pro Woche zu machen. Ich mache sie aber zum Beispiel (fast) täglich. Und dafür brauche ich nicht länger als 5-10 Minuten.
Dadurch dass ich (fast) jeden Tag ein bisschen was mache, verringert sich der Zeitaufwand pro Woche und die Transaktionen sind aktuell und mir noch bewusst, ohne dass ich etwas nachschlagen muss.
Natürlich muss man nicht alle Aufgaben täglich machen (denn dann dauert es logischerweise auch wieder länger), aber zum Beispiel, wie ich, die Einnahmen und Ausgaben kategorisieren, kann man gut jeden Tag machen. Das mach ich dann zum Beispiel zwischen einem Coaching und Beratungstermin, oder zwischen zwei größeren Aufgaben, oder wenn ich Mittags noch schnell 10 Minuten Zeit habe, bevor ich die Kinder abholen fahren.
Such dir Unterstützung
Manchmal dauert die Buchhaltung auch einfach so lange, weil du dir unsicher bist. Du weißt nicht wirklich was du tust und hast Angst Fehler zu machen. Wenn du also nicht weiter kommst, dann such dir Unterstützung.
Das kann zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
Du machst deine Buchhaltung selbst,
– lässt aber jemand anderen deine Konten einmal im Quartal abstimmen,
– lässt aber jemand anderen deine Buchhaltung einmal im Quartal auf Fehler überprüfen,
– und sammelst deine Fragen, bei denen du nicht weiterkommst. Hier lässt du dich dann von einem Experten beraten und stellst all deine brennenden Fragen.
Dadurch, dass du deine Buchhaltung in diesen Fällen immer noch selbst machst, behältst du den Überblick, aber du hast auch die Sicherheit, dass ein Experte darüber geschaut hat, bzw. dir deine Fragen beantwortet hat. Außerdem sparst du Geld, wenn du den Hauptteil der Arbeit immer noch selbst machst.
Wenn du dir von mir Unterstützung wünschst (bspw. für eine der oben genannten Möglichkeiten), dann schreib mir super gern und wir schauen uns gemeinsam an, was für dich und dein Business Sinn ergibt.
Buchhaltung muss nicht dein Feind sein. Mit meinen Tipps bekommst du sie schneller und einfacher erledigt – ganz ohne Haare raufen vor dem PC! 😉
Kommentare